Disfrutar, aprender, compartir, vender… “pensando en verde” 

Organizar un evento sostenible es una excelente manera de demostrar el compromiso de tu organización con la responsabilidad ambiental y social. Por supuesto, hay que adaptarse al target, la época del año, el objetivo del evento, el entorno y, casi lo más determinante, al presupuesto. 

Para cada uno de los condicionantes anteriores hay un abanico amplio de opciones que definirán y delimitarán el ámbito de actuación. Vamos a dejar aquí algunos tips simples y transversales a cualquier tipo de evento. 

El siguiente check list te puede servir de punto de partida para tu brainstorming con el equipo. 

  • Si es posible elige un lugar en la naturaleza: sobre todo para eventos corporativos, aprovecha para ofrecer un entorno fuera de las cuatro paredes que suele definir el lugar de trabajo de la mayoría de la gente. Un jardín, una terraza o un ático urbano donde se vea el horizonte, pueden ser alternativas a la plena naturaleza. Si te puedes permitir ir a la montaña o al mar, podrías plantearte eventos en una aldea, en la playa o navegando, senderismo… todo esto se puede combinar con replantación de arboleda, limpieza de costas, desarrollo rural, etc. 

 

  • Sea en un entorno urbano o rural, de mar o montaña, asegúrate de que, si parte del evento se desarrolla en un inmueble, el lugar esté comprometido con prácticas sostenibles, como la energía renovable, la gestión de residuos o la eficiencia energética. 

 

  • Digitaliza todo lo que puedas: Evita las invitaciones impresas y utiliza invitaciones electrónicas o una página web del evento para minimizar el uso de papel. Procura que las invitaciones sean chequeadas con un terminal digital de qr o código de barras… cuando son muchos invitados, además de ahorrar tiempo en las colas, evitarás las impresiones de papel.  

 

Para el desarrollo del evento también puedes optar por el uso de tecnologías avanzadas, como Apps para eventos con el fin de reducir el material impreso tanto para dar a conocer el programa, como en las presentaciones personales, ponencias o demostraciones… Ofrecer un QR frente a una tarjeta de papel reduce el consumo de papel e impresión, y ahorra tiempo a la hora de integrarla en la BBDD de la agenda o el CRM. 

 

Eso sí, ten en cuenta que no todos los grupos de población tienen el mismo acceso a las herramientas digitales, así que deberás pensar en que la solución que utilices sea accesible, si es posible para todos los públicos, y si no, al menos para tu target principal.  

 

  • Transporte sostenible: Fomenta el uso del transporte público, el tren frente al avión, el carpooling o proporciona incentivos para que los asistentes compartan viajes y reduzcan las emisiones de carbono. Si es un lugar alejado, o de difícil acceso en transporte público, puedes alquilar un autobús o preparar un despliegue de coches compartidos que recojan y lleven a tus invitados. 

 

Si hay mucha dispersión piensa en minibuses que permitan libertad de horarios y movilidad a los asistentes.  Siempre será mejor esas opciones con grupos reducidos y rutas cortas, que cada uno tenga que llevarse su propio coche sin ir al completo. Además de limitar las emisiones de CO2 estarás ofreciendo tranquilidad a tus invitados. Por cierto, en la medida de lo posible que el transporte sea eléctrico recargado con energías renovables. 

 

Si es necesario transportar mercancías al evento, elige opciones de transporte sostenible y reduce al máximo la huella de carbono no solo en las personas, sino también en aquello que no es tan evidente a simple vista. 

 

  • Alimentación sostenible: Ofrece opciones de catering con alimentos locales y orgánicos, y, por supuesto, evita plásticos o cualquier menaje desechable no compostable. Fomenta una dieta basada en vegetales de kilómetro 0 para reducir la huella de carbono, para contribuir al desarrollo de la economía local y para compartir la cultura y costumbres del lugar. 

 

  • Agua sin botellas de plástico. Sobre todo, si es verano, debes ofrecer a tus invitados agua en todo momento. Dispón de jarras, grifos o fuentes donde no solo puedan beber directamente, sino llenarse sus propias botellas o termos. El agua que sobre, tanto en vasos como en jarras, no la tires sin más, ¡empléala para regar las plantas o fregar el suelo! 

 

  • Gestión de residuos: Implementa un sistema de reciclaje y compostaje durante el evento y asegúrate de que los residuos se gestionen adecuadamente.  

 

Dispón de papeleras para facilitar la separación de residuos (si para el catering se utiliza papel y menaje biodegradable, puede ir todo al mismo depósito de orgánico). 

 

En la medida de lo posible, elige menaje de loza cristal y cubiertos tradicionales, así eliminaremos muchos desechos. Y si utilizas de un solo uso, hechos de bambú, cáscaras de piña, féculas o cualquier otra fibra que sea compostable, adviértelo a quienes recogen el servicio para que puedan tirarlo al depósito correspondiente y no vayamos a hacer el esfuerzo para que luego termine todo mezclado en basuras sin seleccionar. 

 

  • Materiales sostenibles: Cualquier evento que se precie debe tener una decoración que inspire y contextualice. ¡La sostenibilidad no es enemiga del estilo o el buen gusto! Utiliza materiales y decoraciones reciclables o reutilizables en lugar de productos de un solo uso. Trata de que la decoración sea una declaración de intenciones.  

 

Si estás en un entorno rural, puedes intentar que los elementos sean también símbolo de la economía y cultura del lugar. Puedes contar con artesanos o con colaboraciones de tiendas, artistas o museos del lugar. 

 

Si has de incorporar en el diseño cartelería, banners, photocall, mobiliario, etc. procura que nada de ello sea efímero. Crea diseños que te permitan reciclar materiales de un año para otro, evitando textos o referencias al evento concreto. Puedes imprimir un fondo de escenario genérico y que el título y el año sea proyectado desde un ordenador, así te servirá para otras ocasiones. 

 

  • Energía eficiente: Si es de noche o el evento se desarrolla en un interior, necesitarás iluminación. Si hay catering caliente o necesitas conservar la comida necesitarás calentar y enfriar… Utiliza fuentes de energía renovable si es posible y fomenta el uso eficiente de la energía en el evento. ¿Sabes que hay placas solares con baterías que pueden instalarse en cualquier lugar?  

 

Puedes preguntar a la propiedad del lugar donde se celebre el evento con qué proveedor tiene contratada la luz, por ejemplo, y privilegiar a los proveedores que tengan garantía de energía proveniente de fuentes renovables. 

 

  • Regalos sostenibles: En lugar de obsequios promocionales tradicionales, considera regalar a los asistentes productos sostenibles o donar a organizaciones benéficas. Si quieres que sea algo tangible, cuenta con artesanos y artistas del lugar. También puedes regalar productos típicos de la zona (aceite, vino, productos de la huerta, cerámicas, plantas, …)  

 

Ten en cuenta que si tus invitados regresan en avión no debes regalarles líquidos o a menos que estén preparados para que puedan ser facturados. 

 

  • Todo no va a ser trabajo. Puedes incluir conferencias o talleres sobre sostenibilidad como parte del evento para concienciar a los participantes. Visitar talleres e industrias de la zona, hacer un showcooking o una visita guiada a lugares emblemáticos, una master class sobre alguna actividad autóctona, son algunas ideas que pueden inspirarte. 

 

  • Regístrate en programas de certificación: Algunas organizaciones ofrecen certificaciones para eventos sostenibles. Considera inscribirte en uno de estos programas para mostrar tu compromiso. Eso sí, tómatelo con tiempo porque eso no sale de un día para otro. Si bien, a cambio de tu esfuerzo podrás demostrar tu compromiso a los invitados al evento y a todos los stakeholders de la organización, así como a las personas que pudieran andar por la zona. 

 

  • Donaciones a organizaciones benéficas: Destina una parte de los ingresos del evento a organizaciones benéficas que promuevan la sostenibilidad y la responsabilidad social. Si es posible, locales. Piensa qué necesidades puede haber en el lugar donde realizas el evento, o bien con qué causas están involucrados, y sé parte de su motor para el cambio o desarrollo. 

 

  • Medición y divulgación de resultados: Lleva un registro de tus esfuerzos sostenibles y comparte los resultados con los asistentes y otros stakeholders para aumentar la conciencia sobre la sostenibilidad empresarial.  

 

No está de más hacer saber a tus invitados por medio de carteles o en la propia información del evento que se está desarrollando con consideraciones de sostenibilidad. Y puedes enumerar y detallar brevemente cada uno de los puntos que se han tenido en cuenta.  

 

De esa forma, no solo estarás asociando tu marca con criterios de sostenibilidad y cuidado medioambiental, sino que también darás ejemplo e ideas a otras empresas y provocar un efecto viral. 

 

  • Participación de la comunidad: Involucra a la comunidad local en el evento y fomenta la colaboración con grupos locales de sostenibilidad. 

La sostenibilidad es un esfuerzo continuo y cada pequeña acción cuenta. Personaliza estas ideas según las necesidades y objetivos de tu empresa y el tipo de evento que estás organizando. Y tendrás parte del éxito asegurado.